Bei Arbeiten, die in Zusammenhang mit einer HR-Ausbildung verfasst wurden, erfolgt die Einreichung durch die jeweilige Ausbildungsinstitution. Wer aus eigenem Antrieb eine Arbeit verfasst hat, reicht diese direkt bei der Geschäftsstelle der BGP ein.
Arbeiten für den BGP HR-Award sind jährlich im Zeitraum vom 1. November bis 31. Januar einzureichen. Details sind im Stiftungsleitfaden festgehalten.